Los documentos legales son la base de cualquier bufete de abogados. Mantener estos documentos organizados y accesibles puede marcar una gran diferencia en el éxito de la firma. Un buen sistema de archivo legal hace al despacho más productivo y eficiente. Para conocer los aspectos esenciales de los mejores sistemas de archivo, sigue leyendo.

Los mejores sistemas de archivo legal facilitan que cualquier persona en el despacho encuentre de manera rápida los archivos que necesita. El sistema de archivo, por lo tanto, debe ser fácil de usar, con capacidad de búsqueda y preparado para el futuro. Esto significa que sus archivos deben estar organizados lógicamente y que es necesario desarrollar un sistema de archivos que no se vuelva obsoleto dentro de un año.

Antes de comenzar a desarrollar tu sistema de archivo legal tienes que seguir dos pasos:

1. Averigua lo que tienes: si el sistema de archivos legal existente no está organizado, haz un inventario y clasifica todos los archivos.
2. Limpiar archivos antiguos: verifica las reglas de tu jurisdicción para la retención de archivos, para ver si hay documentos o archivos antiguos de los que te puedas deshacer. Una vez que tengas claras tus responsabilidades legales y éticas, elabora una política de retención de archivos. Asegúrate de describir con precisión las reglas y la política de lo que debe conservarse y por cuánto tiempo, y cómo se deben eliminar los archivos cuando corresponda.

Lo siguiente que hay que hacer es decidirse sobre un sistema de nombres de archivos. Esto es muy importante porque determina cómo se van a categorizar los archivos y con qué eficacia se podrán encontrar. Recuerda que no eres el único que necesita acceder a los archivos. Por lo tanto, se debe tener un sistema de nombres de archivos que sea consistente, lógico y fácil de entender.

Dependiendo de lo que tenga más sentido para tu despacho, se pueden organizar los archivos por nombre de cliente, número de caso o asunto, fecha en que se abrió el archivo, nombre del abogado o una combinación de los anteriores (por ejemplo: fecha-asunto-iniciales de la parte responsable). Una vez que hayas decidido cómo nombrar los archivos, elige un sistema de etiquetado (como las etiquetas de archivos codificadas por colores).

 Por último, es importante considerar un sistema de archivo basado en la nube. La mayoría de abogados pierde mucho tiempo en tareas administrativas, como revisar archivos en papel. Un sistema de archivos en línea reduce drásticamente estas horas. Con el tiempo ahorrado, se pueden dedicar más horas al trabajo facturable y a los clientes. Otras ventajas del sistema de archivo basado en la nube es que podrás trabajar con eficacia desde la oficina o desde casa y ahorrarás en espacio y mobiliario de oficina. Sin embargo, necesitarás dos elementos esenciales:

1. Un escáner: para poder digitalizar todos los archivos y documentos del bufete de abogados.
2. Software de gestión de documentos en línea: existe software especializado en la administración de documentos legales que te permitirá almacenar los archivos, organizarlos y acceder a ellos de forma segura desde cualquier lugar. También te permite la búsqueda por palabras clave y la copia de seguridad automática.

En conclusión, aunque organizar los archivos sea una tarea aburrida y ardua, es algo imprescindible para el buen funcionamiento de tu despacho. Si creas un buen sistema, puedes tener un gran impacto en la productividad, la eficiencia y en el éxito de tu bufete.

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FUENTE: Miki, Sharon, “How to Successfully Organize Your Legal Files”, 23 de diciembre de 2021, https://www.clio.com/blog/legal-filing-systems/.